Tạo hóa đơn
Khi đơn đặt hàng được xác nhận, tùy chọn tạo hóa đơn sẽ khả dụng thông qua nút Tạo hóa đơn, nằm ở góc trên bên trái của mẫu đơn đặt hàng. Khi nhấp vào, cửa sổ bật lên Tạo hóa đơn sẽ xuất hiện.
Hóa đơn được tạo tự động dưới dạng bản nháp nên có thể được xem xét trước khi xác thực.
Trên cửa sổ bật lên Tạo hóa đơn, có 3 tùy chọn để bạn chọn trong trường Tạo hóa đơn:
- Hóa đơn thông thường
- Trả trước (phần trăm)
- Trả trước (số tiền cố định)
Nếu Hóa đơn thông thường được chọn, các trường khác sẽ biến mất vì chúng chỉ liên quan đến cấu hình thanh toán giảm.
Yêu cầu trả trước ban đầu
Trên biểu mẫu bật lên Tạo hóa đơn, các tùy chọn thanh toán trước là:
- Trả trước (phần trăm)
- Trả trước (số tiền cố định)
Khi tùy chọn thanh toán trả trước mong muốn được chọn trong trường Tạo hóa đơn trên biểu mẫu bật lên, hãy chỉ định số tiền mong muốn, dưới dạng phần trăm hoặc số tiền cố định, trong trường Số tiền trả trước.
Sau đó, chọn tài khoản thu nhập thích hợp cho hóa đơn trong trường Tài khoản thu nhập. Tiếp theo, chọn số tiền thuế, nếu cần, trong trường thả xuống Thuế khách hàng.
Khi tất cả các trường đã được điền thông tin mong muốn, hãy nhấp vào nút Tạo hóa đơn dự thảo. Khi nhấp vào nút này, Odoo sẽ hiển thị Dự thảo hóa đơn khách hàng.
Trong tab Dòng hóa đơn của Dự thảo hóa đơn của khách hàng, khoản trả trước vừa được định cấu hình trong biểu mẫu bật lên Tạo hóa đơn sẽ xuất hiện dưới dạng Sản phẩm.
Khi nhấp vào sản phẩm Trả trước trong tab Dòng hóa đơn, Odoo sẽ hiển thị mẫu sản phẩm cho khoản trả trước.
Theo mặc định, Loại sản phẩm của các sản phẩm trả trước được tạo cho hóa đơn được đặt là Dịch vụ, với Chính sách lập hóa đơn được đặt thành Giá trả trước/Cố định.
Sản phẩm này có thể được chỉnh sửa/sửa đổi bất cứ lúc nào.
Nếu Dựa trên số lượng đã giao (Thủ công) được chọn làm Chính sách lập hóa đơn, hóa đơn sẽ không thể được tạo.
Ví dụ: yêu cầu thanh toán trước 50%
Ví dụ sau đây liên quan đến khoản thanh toán trước 50% cho một sản phẩm (Tủ có cửa) với Số lượng đặt hàng làm Chính sách lập hóa đơn.
Đầu tiên, điều hướng đến ứng dụng Bán hàng ‣ Mới và thêm Khách hàng vào báo giá.
Sau đó, nhấp vào Thêm sản phẩm trong tab Dòng đặt hàng và chọn sản phẩm Tủ có cửa.
Khi đơn hàng được xác nhận (thông qua nút Xác nhận), báo giá sẽ chuyển thành đơn bán hàng. Khi điều này xảy ra, hãy tạo và xem hóa đơn bằng cách nhấp vào Tạo hóa đơn.
Tiếp theo, trên cửa sổ bật lên Tạo hóa đơn xuất hiện, hãy chọn Trả trước (phần trăm) và nhập 50 vào trường Số tiền trả trước.
Các trường Tài khoản thu nhập và Thuế khách hàng không phải là trường bắt buộc và chúng sẽ không xuất hiện nếu chúng đã được cấu hình sẵn trong các yêu cầu thanh toán trước trước đó.
Để biết thêm thông tin, hãy xem tài liệu về sửa đổi thuế khách hàng đối với các khoản trả trước và sửa đổi tài khoản thu nhập đối với các khoản trả trước.
Cuối cùng nhấn vào Tạo hóa đơn nháp để tạo và xem bản nháp hóa đơn.
Việc nhấp vào Tạo hóa đơn nháp sẽ hiển thị hóa đơn nháp, bao gồm khoản trả trước dưới dạng Sản phẩm trong tab Dòng hóa đơn.
Từ đó, hóa đơn có thể được xác nhận và đăng tải bằng cách nhấp vào Xác nhận. Việc xác nhận hóa đơn sẽ thay đổi trạng thái từ Bản nháp sang Đã đăng. Nó cũng hiển thị một loạt nút mới ở đầu trang.
Từ các nút đó, khoản thanh toán có thể được đăng ký bằng cách nhấp vào Đăng ký thanh toán.
Làm như vậy sẽ hiển thị một biểu mẫu bật lên Đăng ký thanh toán, được tự động điền các thông tin cần thiết. Xác nhận thông tin được cung cấp là chính xác và thực hiện mọi điều chỉnh cần thiết. Khi đã sẵn sàng, hãy nhấp vào nút Tạo thanh toán.
Bây giờ, khi khách hàng muốn thanh toán số tiền còn lại của đơn hàng thì phải lập một hóa đơn khác. Để làm điều đó, hãy quay lại đơn đặt hàng thông qua các liên kết đường dẫn.
Quay lại đơn đặt hàng, phần Trả trước mới xuất hiện trong tab Dòng đặt hàng, cùng với khoản trả trước vừa được lập hoá đơn và đăng.
Tiếp theo, nhấp vào nút Tạo hóa đơn.
Trên cửa sổ bật lên Tạo hóa đơn xuất hiện, có hai trường mới: Đã lập hóa đơn và Số tiền cần lập hóa đơn.
Nếu số tiền còn lại đã sẵn sàng được thanh toán, hãy chọn tùy chọn Hóa đơn thông thường. Odoo sẽ tạo hóa đơn cho số tiền chính xác cần thiết để hoàn thành tổng số tiền thanh toán, như được chỉ ra trong trường Số tiền cần lập hóa đơn.
Khi đã sẵn sàng, hãy nhấp vào Tạo hóa đơn dự thảo.
Làm như vậy sẽ hiển thị một trang Dự thảo hóa đơn khách hàng khác, liệt kê tất cả các hóa đơn cho đơn đặt hàng cụ thể đó trong tab Dòng hóa đơn. Mỗi mục hàng hóa đơn hiển thị tất cả các thông tin cần thiết liên quan đến từng hóa đơn.
Để hoàn tất quy trình, hãy nhấp vào Xác nhận, thao tác này sẽ thay đổi trạng thái của hóa đơn từ Bản nháp sang Đã đăng. Sau đó nhấn Đăng ký thanh toán.
Một lần nữa, Thanh toán đăng ký xuất hiện, với tất cả các trường được tự động điền thông tin cần thiết, bao gồm số tiền còn lại phải thanh toán theo đơn đặt hàng.
Sau khi xác nhận thông tin đó, hãy nhấp vào Tạo thanh toán. Làm như vậy sẽ hiển thị Hóa đơn khách hàng cuối cùng có biểu ngữ Đang thanh toán màu xanh lá cây ở góc trên bên phải. Ngoài ra, cả hai khoản trả trước đều có trong tab Dòng hóa đơn.
Tại thời điểm này, luồng đã hoàn tất.
Quy trình này cũng có thể thực hiện được với tùy chọn trả trước số tiền cố định.
Nếu khoản trả trước được sử dụng với một sản phẩm có chính sách lập hoá đơn Số lượng đã giao, khoản trả trước sẽ không thể được khấu trừ khi đến thời điểm lập hóa đơn cho khách hàng.
Điều này là do chính sách lập hóa đơn nên (các) sản phẩm sẽ phải được giao trước khi tạo hóa đơn cuối cùng.
Nếu không có gì được giao, một Ghi chú Tín dụng sẽ được tạo để hủy hóa đơn dự thảo đã được tạo sau khi thanh toán trước.
Để sử dụng tùy chọn Ghi chú Tín dụng, ứng dụng Hàng tồn kho phải được cài đặt để xác nhận việc giao hàng. Nếu không, số lượng đã giao có thể được nhập thủ công trực tiếp vào đơn bán hàng.
Sửa đổi thuế khách hàng đối với các khoản trả trước
Để điều chỉnh tài khoản thu nhập và thuế khách hàng kèm theo khoản trả trước, hãy điều hướng đến trang Sản phẩm (Ứng dụng bán hàng ‣ Sản phẩm ‣ Sản phẩm), tìm kiếm sản phẩm Trả trước trong thanh tìm kiếm và chọn sản phẩm đó để hiển thị trang chi tiết sản phẩm.
Trên trang sản phẩm Trả trước, trong tab Thông tin chung, thuế khách hàng có thể được sửa đổi trong trường Thuế khách hàng.
Sửa đổi tài khoản thu nhập khi trả trước
Để thay đổi hoặc điều chỉnh tài khoản thu nhập được đính kèm với trang sản phẩm Trả trước, phải cài đặt ứng dụng Kế toán.
Sau khi cài đặt ứng dụng Kế toán, tab Kế toán sẽ hiển thị trên trang sản phẩm. Tab đó sẽ không thể truy cập được nếu không cài đặt ứng dụng Kế toán.
Trong tab Kế toán, tài khoản thu nhập có thể được thay đổi trong trường Tài khoản thu nhập, nằm trong phần Các khoản phải thu.
