Đặt danh mục chi phí
Bước đầu tiên để theo dõi chi phí là định cấu hình các loại chi phí khác nhau cho công ty (được quản lý dưới dạng danh mục chi phí trong Odoo). Mỗi danh mục có thể cụ thể hoặc khái quát khi cần thiết. Đi tới ứng dụng Chi phí ‣ Cấu hình ‣ Danh mục chi phí để xem các danh mục có thể chi tiêu hiện tại ở chế độ xem danh sách mặc định.
Để tạo một danh mục chi phí mới, hãy nhấp vào Mới. Một biểu mẫu sản phẩm sẽ xuất hiện với trường mô tả có nhãn Tên sản phẩm.
Các danh mục chi phí được quản lý giống như các sản phẩm trong Odoo. Biểu mẫu danh mục chi phí tuân theo biểu mẫu sản phẩm tiêu chuẩn trong Odoo và thông tin được nhập cũng tương tự. Các sản phẩm chi phí sẽ được gọi là danh mục chi phí trong suốt tài liệu này vì menu chính gọi chúng là Danh mục chi phí.
Chỉ có hai trường bắt buộc là Tên sản phẩm và Đơn vị đo lường. Nhập Tên sản phẩm vào trường và chọn Đơn vị đo lường từ menu thả xuống (hầu hết các sản phẩm sẽ được đặt thành Đơn vị).
Ứng dụng Bán hàng là nơi tạo và chỉnh sửa thông số kỹ thuật về đơn vị đo lường (ví dụ: đơn vị, dặm, đêm, v.v.). Đi tới ứng dụng Bán hàng ‣ Cấu hình ‣ Cài đặt và đảm bảo Đơn vị đo lường được bật trong phần Danh mục sản phẩm. Nhấp vào liên kết nội bộ Đơn vị đo lường để xem, tạo và chỉnh sửa các đơn vị đo lường.
Trường Chi phí trên biểu mẫu sản phẩm được điền với giá trị 0,00 theo mặc định. Khi một khoản chi phí cụ thể luôn được hoàn trả cho một mức giá cụ thể, hãy nhập số tiền đó vào trường Chi phí. Nếu không, hãy đặt Chi phí thành 0,00 và nhân viên sẽ báo cáo chi phí thực tế khi gửi báo cáo chi phí.
Trường Chi phí luôn hiển thị trên biểu mẫu danh mục chi phí, nhưng trường Giá bán chỉ hiển thị nếu Giá bán được chọn trong phần Chi phí lập hóa đơn lại. Nếu không, trường Giá bán sẽ bị ẩn.
Dưới đây là một số ví dụ về đặt Chi phí cụ thể cho một sản phẩm so với việc để Chi phí ở mức 0,00:
- Bữa ăn: Đặt Chi phí thành 0,00. Khi nhân viên ghi chi phí cho một bữa ăn, họ nhập số tiền thực tế của hóa đơn và sẽ được hoàn trả số tiền đó. Chi phí cho một bữa ăn trị giá $95,23 sẽ tương đương với khoản hoàn trả là $95,23.
- Số dặm: Đặt Chi phí thành 0,30. Khi một nhân viên ghi lại chi phí cho "số dặm", họ nhập số dặm đã lái vào trường Số lượng và được hoàn trả 0,30 cho mỗi dặm họ đã nhập. Chi phí cho 100 dặm sẽ tương đương với khoản hoàn trả là 30 USD.
- Đỗ xe hàng tháng: Đặt Chi phí thành 75,00. Khi một nhân viên ghi lại chi phí “đậu xe hàng tháng”, khoản hoàn trả sẽ là $75,00.
- Chi phí: Đặt Chi phí thành 0,00. Khi một nhân viên ghi lại một khoản chi phí không phải là bữa ăn, quãng đường đi hoặc chỗ đỗ xe hàng tháng, họ sẽ sử dụng sản phẩm Chi phí chung. Chi phí cho một chiếc máy tính xách tay trị giá $350,00 sẽ được ghi lại dưới dạng sản phẩm Chi phí và khoản hoàn trả sẽ là $350,00.
Chọn Tài khoản chi phí nếu sử dụng ứng dụng Kế toán Odoo. Nên kiểm tra với bộ phận kế toán để xác định đúng tài khoản để tham chiếu vào trường này vì sẽ ảnh hưởng đến báo cáo.
Đặt thuế cho từng sản phẩm trong trường Thuế nhà cung cấp và Thuế khách hàng, nếu có. Việc sử dụng thuế được đặt cấu hình với Thuế được bao gồm trong giá được coi là phương pháp hay. Thuế sẽ được cấu hình tự động nếu cài đặt này được đặt.
Ghi lại chi phí
Tạo chi phí mới thủ công
Để ghi lại một khoản chi phí mới, hãy bắt đầu trong bảng điều khiển chính của ứng dụng Chi phí, nơi hiển thị chế độ xem Chi phí của tôi mặc định. Chế độ xem này cũng có thể được truy cập từ ứng dụng Chi phí ‣ Chi phí của tôi ‣ Chi phí của tôi.
Đầu tiên, nhấp vào Mới, sau đó điền vào các trường khác nhau trên biểu mẫu.
- Mô tả: Nhập mô tả ngắn gọn cho chi phí trong trường Mô tả. Điều này nên ngắn gọn và mang tính thông tin, chẳng hạn như "bữa trưa với khách hàng" hoặc "khách sạn cho hội nghị".
- Danh mục: Chọn danh mục chi phí từ menu thả xuống tương ứng nhất với chi phí. Ví dụ: vé máy bay sẽ phù hợp với Danh mục chi phí có tên là Du lịch hàng không.
- Tổng cộng: Nhập tổng số tiền đã thanh toán cho chi phí theo một trong hai cách:
- Nếu chi phí dành cho một mục/chi phí duy nhất và danh mục được chọn là dành cho một mục duy nhất, hãy nhập chi phí vào trường Tổng cộng (trường Số lượng bị ẩn).
- Nếu chi phí dành cho bội số của cùng một hạng mục/chi phí có giá cố định thì Đơn giá sẽ được hiển thị. Nhập số lượng vào trường Số lượng và tổng chi phí sẽ tự động được cập nhật với tổng chính xác (Đơn giá x Số lượng = tổng). Xin lưu ý, từ “tổng” không xuất hiện, tổng chi phí chỉ xuất hiện bên dưới Số lượng.
Ví dụ: trong trường hợp quãng đường đã đi, Đơn giá được điền dưới dạng chi phí mỗi dặm. Đặt Số lượng cho số dặm đã đi và tổng số được tính toán.
- Bao gồm thuế: Nếu thuế được định cấu hình trên danh mục chi phí, tỷ lệ phần trăm và số tiền thuế sẽ tự động xuất hiện sau khi nhập Tổng hoặc Số lượng.
Khi thuế được định cấu hình trên một danh mục chi phí, giá trị Thuế bao gồm sẽ cập nhật theo thời gian thực khi Tổng hoặc Số lượng được cập nhật.
- Nhân viên: Sử dụng menu thả xuống, chọn nhân viên mà khoản chi phí này dành cho.
- Người thanh toán: Nhấp vào nút radio để cho biết ai đã thanh toán chi phí và sẽ được hoàn trả. Nếu nhân viên đã thanh toán chi phí (và cần được hoàn trả), hãy chọn Nhân viên (để hoàn trả). Thay vào đó, nếu công ty thanh toán trực tiếp (ví dụ: nếu thẻ tín dụng của công ty được sử dụng để thanh toán chi phí), hãy chọn Công ty. Tùy thuộc vào loại chi phí đã chọn, trường này có thể không xuất hiện.
- Tham chiếu Hóa đơn: Nếu có bất kỳ văn bản tham chiếu nào cần được đưa vào chi phí, hãy nhập văn bản đó vào trường này.
- Ngày chi phí: Sử dụng mô-đun lịch, nhập ngày chi phí phát sinh. Sử dụng mũi tên < (trái) và > (phải) để điều hướng đến đúng tháng, sau đó nhấp vào ngày cụ thể để nhập lựa chọn.
- Tài khoản: Chọn tài khoản chi phí mà chi phí này sẽ được ghi vào từ menu thả xuống.
- Khách hàng cần lập hóa đơn lại: Nếu chi phí đó là thứ mà khách hàng phải thanh toán, hãy chọn SO và khách hàng sẽ được lập hóa đơn cho chi phí này từ menu thả xuống. Tất cả các đơn đặt hàng trong menu thả xuống đều liệt kê cả SO cũng như công ty mà đơn đặt hàng được viết cho nhưng sau khi chi phí được lưu, tên khách hàng sẽ biến mất và chỉ có SO hiển thị trên chi phí.
Một khách hàng mong muốn có một cuộc gặp tại chỗ về một khu vườn theo ý muốn (thiết kế và lắp đặt) và đồng ý thanh toán các chi phí liên quan đến nó (chẳng hạn như đi lại, khách sạn, bữa ăn, v.v.). Tất cả các chi phí liên quan đến cuộc họp đó sẽ chỉ ra đơn đặt hàng bán khu vườn tùy chỉnh (cũng đề cập đến khách hàng) với tư cách là Khách hàng để Lập hóa đơn lại.
- Phân phối theo phân tích: Chọn (các) tài khoản mà chi phí sẽ được ghi vào từ menu thả xuống cho Dự án, Phòng ban hoặc cả hai. Nhiều tài khoản có thể được liệt kê cho mỗi danh mục nếu cần. Điều chỉnh tỷ lệ phần trăm cho từng tài khoản phân tích bằng cách nhập giá trị phần trăm bên cạnh tài khoản.
- Công ty: Nếu có nhiều công ty được thành lập, hãy chọn công ty mà khoản chi phí này sẽ được nộp từ menu thả xuống. Công ty hiện tại sẽ tự động điền vào trường này.
- Ghi chú…: Nếu cần bất kỳ ghi chú nào để làm rõ chi phí, hãy nhập chúng vào trường ghi chú.
Đính kèm hóa đơn
Sau khi chi phí được tạo, bước tiếp theo là đính kèm biên lai. Nhấp vào nút Đính kèm Biên nhận và trình khám phá tệp sẽ xuất hiện. Điều hướng đến biên nhận được đính kèm và nhấp vào Mở. Biên lai mới được ghi lại trong cuộc trò chuyện và số lượng biên lai sẽ xuất hiện bên cạnh biểu tượng 📎 (kẹp giấy) bên dưới biểu mẫu chi phí. Có thể đính kèm nhiều biên lai vào một khoản chi phí cá nhân nếu cần. Số lượng biên lai kèm theo chi phí sẽ được ghi chú trên biểu tượng kẹp giấy.
Tạo chi phí mới từ scan biên lai
Thay vì nhập thủ công tất cả thông tin về một khoản chi phí, chi phí có thể được tạo bằng cách quét biên lai PDF.
Đầu tiên, trong chế độ xem bảng điều khiển chính của ứng dụng Chi phí (bạn cũng có thể truy cập chế độ xem này từ ứng dụng Chi phí ‣ Chi phí của tôi ‣ Chi phí của tôi), nhấp vào Quét và trình khám phá tệp sẽ bật lên. Điều hướng đến biên nhận sẽ được tải lên, nhấp vào biên nhận đó để chọn, sau đó nhấp vào Mở.
Biên nhận được quét và một mục nhập mới được tạo với ngày hôm nay là Ngày chi phí và bất kỳ trường nào khác mà nó có thể điền dựa trên dữ liệu được quét, chẳng hạn như tổng số. Nhấp vào mục nhập mới để mở biểu mẫu chi phí cá nhân và thực hiện bất kỳ thay đổi nào cần thiết. Biên nhận được quét xuất hiện trong cuộc trò chuyện.
Tự động tạo chi phí mới từ email
Thay vì tạo riêng từng chi phí trong ứng dụng Chi phí, chi phí có thể được tạo tự động bằng cách gửi email đến bí danh email.
Để làm như vậy, trước tiên, bí danh email cần phải được định cấu hình. Vào ứng dụng Chi phí ‣ Cấu hình ‣ Cài đặt. Đảm bảo Email đến được bật.
Nếu cần thiết lập bí danh miền, Thiết lập bí danh miền của bạn sẽ xuất hiện bên dưới hộp kiểm email đến thay vì trường địa chỉ email. Tham khảo tài liệu này để biết hướng dẫn thiết lập và biết thêm thông tin: Tên miền. Khi bí danh tên miền được định cấu hình, trường địa chỉ email sẽ hiển thị bên dưới phần email đến.
Tiếp theo, nhập địa chỉ email sẽ được sử dụng trong trường email, sau đó nhấp vào Lưu. Bây giờ địa chỉ email đã được nhập, email có thể được gửi đến bí danh đó để tạo chi phí mới mà không cần phải có trong cơ sở dữ liệu Odoo.
Để gửi chi phí qua email, hãy tạo một email mới và nhập mã tham chiếu nội bộ của sản phẩm (nếu có) cũng như số tiền chi phí vào chủ đề email. Tiếp theo, đính kèm biên nhận vào email. Odoo tạo ra chi phí bằng cách lấy thông tin trong chủ đề email và kết hợp với biên nhận.
Để kiểm tra tham chiếu nội bộ của danh mục chi phí, hãy đi tới Ứng dụng chi phí ‣ Cấu hình ‣ Danh mục chi phí. Nếu một tham chiếu nội bộ được liệt kê trong danh mục chi phí thì nó sẽ được liệt kê trong cột Tham chiếu nội bộ.
Để thêm tham chiếu nội bộ vào danh mục chi phí, hãy nhấp vào danh mục đó để mở biểu mẫu. Nhập tham chiếu nội bộ vào trường này. Bên dưới trường Tham chiếu nội bộ, câu này xuất hiện: Sử dụng tham chiếu này làm tiền tố chủ đề khi gửi qua email.
Vì mục đích bảo mật, Odoo chỉ chấp nhận email của nhân viên được xác thực khi tạo chi phí từ email. Để xác nhận địa chỉ email nhân viên đã được xác thực, hãy đi tới thẻ nhân viên trong ứng dụng Nhân viên và tham khảo Email công việc
Nếu gửi chi phí qua email cho bữa ăn $25,00 trong chuyến công tác, chủ đề email sẽ là THỰC PHẨM $25,00.
Giải trình:
Tham chiếu nội bộ cho danh mục chi phí Bữa ăn là THỰC PHẨM
Chi phí cho khoản này là $25,00
Tạo báo cáo chi phí
Khi các chi phí đã sẵn sàng để gửi (chẳng hạn như khi kết thúc chuyến công tác hoặc mỗi tháng một lần), cần phải tạo một báo cáo chi phí. Đi tới bảng điều khiển chính của ứng dụng Chi phí, nơi hiển thị chế độ xem Chi phí của tôi mặc định hoặc đi tới ứng dụng Chi phí ‣ Chi phí của tôi ‣ Chi phí của tôi.
Chi phí được mã hóa màu theo trạng thái. Bất kỳ chi phí nào có trạng thái Cần báo cáo (chi phí vẫn cần được thêm vào báo cáo chi phí), văn bản sẽ xuất hiện với màu xanh lam. Tất cả các trạng thái khác (Gửi, Đã gửi và Đã phê duyệt), văn bản sẽ xuất hiện màu đen.
Trước tiên, hãy chọn từng chi phí riêng lẻ cho báo cáo bằng cách nhấp vào hộp kiểm bên cạnh mỗi mục nhập hoặc chọn nhanh tất cả các chi phí trong danh sách bằng cách nhấp vào hộp kiểm bên cạnh Ngày chi phí.
Một cách khác để nhanh chóng thêm tất cả các chi phí không có trong báo cáo chi phí là nhấp vào Tạo báo cáo mà không chọn bất kỳ chi phí nào và Odoo sẽ chọn tất cả các chi phí có trạng thái Gửi nhưng chưa có trên báo cáo.
Mọi chi phí đều có thể được chọn từ danh sách Chi phí của tôi, bất kể trạng thái. Nút Tạo Báo cáo hiển thị miễn là có tối thiểu 1 khoản chi phí có trạng thái là Để Báo cáo được chọn. Khi nhấp vào nút Tạo Báo cáo, chỉ những chi phí có trạng thái Gửi mà hiện không có trong báo cáo chi phí khác mới xuất hiện trong báo cáo chi phí mới được tạo.
Khi các chi phí đã được chọn, hãy nhấp vào nút Tạo Báo cáo. Báo cáo mới xuất hiện với tất cả các chi phí được liệt kê trong tab Chi phí. Nếu có biên lai được đính kèm với một khoản chi phí riêng lẻ, biểu tượng 📎 (kẹp giấy) sẽ xuất hiện bên cạnh cột Khách hàng cần lập hóa đơn lại và Phân phối phân tích.
Khi báo cáo được tạo, phạm vi ngày cho chi phí sẽ xuất hiện trong trường Tóm tắt Báo cáo Chi phí theo mặc định. Bạn nên chỉnh sửa trường này bằng một bản tóm tắt ngắn cho mỗi báo cáo để giúp sắp xếp chi phí. Nhập mô tả ngắn cho báo cáo chi phí (chẳng hạn như Chuyến đi của Khách hàng NYC hoặc Sửa chữa Xe Công ty) trong trường Tóm tắt Báo cáo Chi phí. Tiếp theo, chọn Người quản lý từ menu thả xuống để chỉ định người quản lý xem xét báo cáo. Nếu cần, Tạp chí có thể được thay đổi. Sử dụng menu thả xuống để chọn Tạp chí khác.
Nếu một số chi phí không có trong báo cáo thì chúng vẫn có thể được bổ sung. Nhấp vào Thêm dòng ở cuối tab Chi phí. Một cửa sổ bật lên xuất hiện với tất cả các chi phí sẵn có có thể được thêm vào báo cáo (với trạng thái Gửi). Nhấp vào hộp kiểm bên cạnh mỗi khoản chi phí cần thêm, sau đó nhấp vào Chọn. Các mục bây giờ xuất hiện trên báo cáo vừa được tạo. Nếu cần thêm chi phí mới mà không xuất hiện trong danh sách, hãy nhấp vào Mới để tạo chi phí mới và thêm chi phí đó vào báo cáo.
Báo cáo chi phí có thể được tạo ở một trong ba nơi:
- Đi tới bảng điều khiển chính của ứng dụng Chi phí (cũng được truy cập bằng cách đi tới ứng dụng Chi phí ‣ Chi phí của tôi ‣ Chi phí của tôi)
- Vào ứng dụng Chi phí ‣ Chi phí của tôi ‣ Báo cáo của tôi
- Vào ứng dụng Chi phí ‣ Báo cáo chi phí
Trong bất kỳ chế độ xem nào trong số này, hãy nhấp vào Mới để tạo báo cáo chi phí mới.
Gửi báo cáo chi phí
Khi báo cáo chi phí được hoàn thành, bước tiếp theo là gửi báo cáo cho người quản lý để phê duyệt. Báo cáo phải được gửi riêng lẻ và không được gửi theo đợt. Mở báo cáo cụ thể từ danh sách báo cáo chi phí (nếu chưa mở báo cáo). Để xem tất cả các báo cáo chi phí, hãy vào ứng dụng Chi phí ‣ Chi phí của tôi ‣ Báo cáo của tôi.
Nếu danh sách lớn, việc nhóm các kết quả theo trạng thái có thể hữu ích vì chỉ những báo cáo có trạng thái Gửi mới cần được gửi, còn những báo cáo có trạng thái Đã phê duyệt hoặc Đã gửi thì không cần gửi.
Có thể dễ dàng xác định các chi phí Cần gửi không chỉ từ trạng thái Gửi mà còn văn bản xuất hiện màu xanh lam, trong khi văn bản chi phí khác xuất hiện màu đen.
Trạng thái của từng báo cáo được hiển thị trong cột Trạng thái ở bên phải. Nếu cột Trạng thái không hiển thị, hãy nhấp vào biểu tượng Tùy chọn bổ sung (hai dấu chấm) ở cuối hàng và bật Trạng thái.
Nhấp vào báo cáo để mở báo cáo, sau đó nhấp vào Gửi cho người quản lý. Sau khi gửi báo cáo, bước tiếp theo là chờ người quản lý phê duyệt.
Các phần Phê duyệt chi phí, Đăng chi phí trong kế toán và Hoàn trả cho nhân viên chỉ dành cho người dùng có các quyền cần thiết.
Phê duyệt chi phí
Trong ERP, không phải ai cũng có thể phê duyệt báo cáo chi phí— chỉ những người dùng có các quyền (hoặc quyền) cần thiết mới có thể. Điều này có nghĩa là người dùng phải có ít nhất quyền Người phê duyệt nhóm đối với ứng dụng Chi phí. Nhân viên có các quyền cần thiết có thể xem xét báo cáo chi phí, phê duyệt hoặc từ chối chúng và đưa ra phản hồi nhờ công cụ giao tiếp tích hợp.
Để xem ai có quyền phê duyệt, hãy truy cập ứng dụng Cài đặt chính và nhấp vào Quản lý người dùng.
Nếu ứng dụng Cài đặt không khả dụng thì một số quyền nhất định sẽ không được đặt trên tài khoản. Kiểm tra tab Quyền truy cập trên thẻ của người dùng trong ứng dụng Cài đặt. phần Quản trị (dưới cùng bên phải của tab Quyền truy cập) được đặt thành một trong ba tùy chọn:
- Không có (để trống): Người dùng hoàn toàn không thể truy cập ứng dụng Cài đặt.
- Quyền truy cập: Người dùng chỉ có thể xem phần Người dùng & Công ty của ứng dụng Cài đặt.
- Cài đặt: Người dùng có quyền truy cập vào toàn bộ ứng dụng Cài đặt mà không bị hạn chế.
Nhấp vào một cá nhân để xem thẻ của họ, thẻ này sẽ hiển thị tab Quyền truy cập ở chế độ xem mặc định. Cuộn xuống phần Nhân sự. Trong phần Chi phí, có bốn lựa chọn:
- Không có (trống): Trường trống có nghĩa là người dùng không có quyền xem hoặc phê duyệt báo cáo chi phí và chỉ có thể xem báo cáo chi phí của riêng họ.
- Người phê duyệt nhóm: Người dùng chỉ có thể xem và phê duyệt báo cáo chi phí cho nhóm cụ thể của riêng họ.
- Tất cả người phê duyệt: Người dùng có thể xem và phê duyệt bất kỳ báo cáo chi phí nào.
- Quản trị viên: Người dùng có thể xem và phê duyệt bất kỳ báo cáo chi phí nào cũng như truy cập các menu báo cáo và cấu hình trong ứng dụng Chi phí.
Người dùng có thể phê duyệt báo cáo chi phí (thường là người quản lý) có thể dễ dàng xem tất cả các báo cáo chi phí mà họ có quyền truy cập. Đi tới ứng dụng Chi phí ‣ Báo cáo chi phí và một danh sách sẽ xuất hiện cùng với tất cả các báo cáo chi phí có trạng thái Gửi, Đã gửi, Đã phê duyệt, Đã đăng hoặc Đã hoàn tất. Báo cáo chi phí có trạng thái Từ chối bị ẩn trong chế độ xem mặc định.
Khi xem báo cáo chi phí, có một bảng các bộ lọc có thể được bật hoặc tắt ở phía bên trái. Ba danh mục có thể áp dụng bộ lọc là Trạng thái, Nhân viên và Công ty. Để chỉ xem báo cáo chi phí có trạng thái cụ thể, hãy bật bộ lọc trạng thái cụ thể để hiển thị báo cáo chi phí chỉ có trạng thái đó. Tắt bộ lọc trạng thái cụ thể để ẩn các báo cáo có trạng thái đó. Để xem báo cáo chi phí cho một nhân viên và/hoặc công ty cụ thể, hãy bật bộ lọc tên nhân viên cụ thể và/hoặc bộ lọc công ty trong phần Nhân viên và Công ty.
Các báo cáo có thể được phê duyệt theo hai cách (riêng lẻ hoặc nhiều lần cùng một lúc) và chỉ từ chối một cách. Để phê duyệt nhiều báo cáo chi phí cùng một lúc, hãy duy trì ở chế độ xem danh sách. Đầu tiên, chọn các báo cáo cần phê duyệt bằng cách nhấp vào hộp kiểm bên cạnh mỗi báo cáo hoặc nhấp vào hộp bên cạnh Nhân viên để chọn tất cả các báo cáo trong danh sách.
Chỉ những báo cáo có trạng thái Đã gửi mới có thể được phê duyệt. Bạn chỉ nên hiển thị các báo cáo đã gửi bằng cách điều chỉnh bộ lọc trạng thái ở bên trái bằng cách chỉ bật bộ lọc Đã gửi.
Nếu một báo cáo được chọn nhưng không thể phê duyệt thì nút Phê duyệt Báo cáo sẽ không xuất hiện, cho biết có vấn đề với (các) báo cáo đã chọn.
Tiếp theo, nhấp vào nút Phê duyệt báo cáo.
Để phê duyệt một báo cáo riêng lẻ, hãy nhấp vào báo cáo để chuyển đến chế độ xem chi tiết của báo cáo đó. Trong chế độ xem này, một số tùy chọn được hiển thị: Phê duyệt, Báo cáo trong Phiếu lương tiếp theo, Từ chối hoặc Đặt lại về bản nháp. Nhấn Phê duyệt để phê duyệt báo cáo.
Nếu nhấp vào Từ chối, một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện. Nhập lời giải thích ngắn gọn cho việc từ chối trong trường Lý do Từ chối Chi phí, sau đó bấm Từ chối.
Người quản lý nhóm có thể dễ dàng xem tất cả các báo cáo chi phí cho các thành viên trong nhóm của họ. Trong chế độ xem Báo cáo chi phí, hãy nhấp vào mũi tên thả xuống ở bên phải hộp tìm kiếm và nhấp vào Nhóm của tôi trong phần Bộ lọc. Điều này trình bày tất cả các báo cáo cho nhóm của người quản lý.
Nếu cần thêm thông tin, chẳng hạn như biên nhận bị thiếu, việc liên lạc sẽ dễ dàng hơn từ cuộc trò chuyện. Trong một báo cáo riêng lẻ, chỉ cần nhấp vào Gửi tin nhắn để mở hộp văn bản tin nhắn. Nhập tin nhắn, gắn thẻ người thích hợp (nếu cần) và đăng tin nhắn đó lên cuộc trò chuyện bằng cách nhấp vào Gửi. Tin nhắn được đăng trong cuộc trò chuyện và người được gắn thẻ sẽ được thông báo qua email về tin nhắn cũng như bất kỳ người theo dõi nào.
Những người duy nhất có thể được gắn thẻ trong tin nhắn là những người theo dõi. Để xem ai là người theo dõi hãy nhấn vào biểu tượng 👤 (người) để hiển thị những người theo dõi chi phí.
Ghi chi phí trong kế toán
Sau khi báo cáo chi phí được phê duyệt, bước tiếp theo là đăng báo cáo lên nhật ký kế toán. Để xem tất cả các báo cáo chi phí, hãy vào ứng dụng Chi phí ‣ Báo cáo chi phí. Để chỉ xem các báo cáo chi phí đã được phê duyệt và cần đăng, hãy điều chỉnh các bộ lọc ở bên trái để chỉ bật trạng thái Đã phê duyệt.
Cũng giống như phê duyệt, báo cáo chi phí có thể được đăng theo hai cách (riêng lẻ hoặc nhiều cách cùng một lúc). Để đăng nhiều báo cáo chi phí cùng một lúc, hãy duy trì ở chế độ xem danh sách. Đầu tiên, chọn các báo cáo cần đăng bằng cách nhấp vào hộp kiểm bên cạnh mỗi báo cáo hoặc nhấp vào hộp bên cạnh Nhân viên để chọn tất cả các báo cáo trong danh sách. Tiếp theo bấm vào Ghi sổ
Để đăng một báo cáo riêng lẻ, hãy nhấp vào báo cáo đó để chuyển đến chế độ xem chi tiết của báo cáo đó. Trong chế độ xem này, một số tùy chọn được hiển thị: Đăng các mục nhật ký, Báo cáo trong phiếu lương tiếp theo, Từ chối hoặc Đặt lại về bản nháp. Nhấn vào Post Journal Entry để ghi chi phí.
Nếu nhấp vào Từ chối, một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện. Nhập lời giải thích ngắn gọn cho việc từ chối trong trường Lý do Từ chối Chi phí, sau đó bấm Từ chối. Bạn có thể xem báo cáo bị từ chối bằng cách đi tới ứng dụng Chi phí ‣ Báo cáo chi phí, sau đó điều chỉnh các bộ lọc ở bên trái để chỉ chọn Từ chối. Điều này sẽ chỉ hiển thị các báo cáo chi phí bị từ chối.
Để đăng báo cáo chi phí lên nhật ký kế toán, người dùng phải có các quyền truy cập sau:
- Kế toán: Kế toán hoặc cố vấn
- Chi phí: Người quản lý
Hoàn trả chi phí cho nhân viên
Sau khi báo cáo chi phí được đăng lên nhật ký kế toán, bước tiếp theo là hoàn trả cho nhân viên. Để xem tất cả các báo cáo chi phí cần thanh toán, hãy đi tới ứng dụng Chi phí ‣ Báo cáo chi phí ‣ Báo cáo cần thanh toán.
Cũng giống như phê duyệt và đăng tải, báo cáo chi phí có thể được thanh toán theo hai cách (riêng lẻ hoặc nhiều cách cùng một lúc). Để thanh toán nhiều báo cáo chi phí cùng một lúc, hãy duy trì chế độ xem danh sách. Đầu tiên, bạn chọn các báo cáo cần thanh toán bằng cách nhấn vào hộp kiểm bên cạnh mỗi báo cáo, hoặc nhấn vào hộp bên cạnh Nhân viên để chọn tất cả các báo cáo trong danh sách. Tiếp theo nhấn Đăng ký thanh toán.
Để thanh toán cho một báo cáo riêng lẻ, hãy nhấp vào một báo cáo để chuyển đến chế độ xem chi tiết của báo cáo đó. Nhấn Đăng ký thanh toán để thanh toán cho nhân viên.
Cửa sổ bật lên Đăng ký thanh toán xuất hiện và Nhật ký, Phương thức thanh toán và Ngày thanh toán có thể được sửa đổi nếu cần. Khi các lựa chọn đã chính xác nhấn Tạo thanh toán để gửi thanh toán cho nhân viên.
Để thanh toán cho một báo cáo riêng lẻ, hãy nhấp vào một báo cáo trong chế độ xem danh sách để chuyển đến chế độ xem chi tiết của báo cáo đó. Nhấn Đăng ký thanh toán để thanh toán cho nhân viên. Cửa sổ bật lên Đăng ký thanh toán xuất hiện nhưng khi thanh toán một báo cáo chi phí riêng lẻ thay vì nhiều báo cáo cùng một lúc, nhiều tùy chọn hơn sẽ xuất hiện trong cửa sổ bật lên. Ngoài các trường Nhật ký, Phương thức thanh toán và Ngày thanh toán, trường Tài khoản ngân hàng người nhận, Số tiền và Bản ghi nhớ sẽ xuất hiện. Chọn tài khoản ngân hàng của nhân viên từ menu thả xuống để gửi khoản thanh toán trực tiếp vào tài khoản của họ. Khi tất cả các lựa chọn khác đều chính xác, nhấp vào Tạo Thanh toán để gửi thanh toán cho nhân viên.
Xuất hóa đơn lại cho khách hàng
Nếu chi phí được theo dõi trong các dự án của khách hàng, chi phí có thể được tự động tính lại cho khách hàng. Điều này được thực hiện bằng cách tạo một khoản chi phí, tham chiếu SO mà chi phí đó sẽ được thêm vào và sau đó tạo báo cáo chi phí. Tiếp theo, người quản lý phê duyệt báo cáo chi phí và bộ phận kế toán đăng các mục nhật ký. Cuối cùng, sau khi báo cáo chi phí được đăng lên nhật ký, (các) chi phí sẽ xuất hiện trên SO đã được tham chiếu. Sau đó, đơn đặt hàng có thể được lập hóa đơn, từ đó lập hóa đơn cho khách hàng về chi phí.
Cài đặt
Đầu tiên, hãy chỉ định chính sách lập hoá đơn cho từng loại chi phí. Chuyển đến ứng dụng Chi phí ‣ Cấu hình ‣ Danh mục chi phí. Bấm vào danh mục chi phí để mở biểu mẫu danh mục chi phí. Trong phần Lập hóa đơn, hãy nhấp vào nút radio bên cạnh lựa chọn mong muốn cho Chi phí lập hóa đơn lại. Các tùy chọn là Không có, Giá gốc và Giá bán.
Chi phí lập hóa đơn lại:
- Không có: Danh mục chi phí sẽ không được lập hóa đơn lại.
- Theo chi phí: Danh mục chi phí sẽ lập hóa đơn chi phí theo chi phí thực tế.
- Theo giá bán: Hạng mục chi phí sẽ lập hoá đơn theo giá đặt trên đơn bán hàng.
Tạo một chi phí
Đầu tiên, khi tạo một khoản chi phí mới, cần phải nhập thông tin chính xác để lập hóa đơn lại cho khách hàng. Chọn đơn đặt hàng mà chi phí sẽ xuất hiện trong phần Khách hàng cần lập hóa đơn lại, từ trình đơn thả xuống. Tiếp theo, chọn Tài khoản phân tích mà chi phí sẽ được đăng lên. Sau khi (các) chi phí được tạo, báo cáo chi phí cần được tạo và gửi như bình thường.
Việc chọn Khách hàng để lập hóa đơn lại khi tạo chi phí là rất quan trọng vì đây là nguyên nhân khiến chi phí được tự động lập hóa đơn sau khi báo cáo chi phí được phê duyệt.
Trường Khách hàng cần gửi lại hóa đơn có thể được sửa đổi cho đến khi báo cáo chi phí được phê duyệt, sau đó trường này không thể sửa đổi được nữa.
Xác thực và ghi chi phí
Chỉ những nhân viên có quyền (thường là người quản lý hoặc người giám sát) mới có thể phê duyệt chi phí. Trước khi phê duyệt báo cáo chi phí, hãy đảm bảo Phân phối theo phân tích được đặt trên mọi dòng chi phí của báo cáo. Nếu thiếu Phân phối phân tích, hãy chỉ định (các) tài khoản chính xác từ menu thả xuống, sau đó nhấp vào Phê duyệt hoặc Từ chối.
Bộ phận kế toán thường chịu trách nhiệm đăng các mục nhật ký. Sau khi báo cáo chi phí được phê duyệt, nó có thể được đăng. SO chỉ được cập nhật sau khi các mục nhật ký được đăng. Sau khi các mục nhật ký được đăng, chi phí hiện xuất hiện trên SO được tham chiếu.
Xuất hóa đơn cho chi phí
Khi SO đã được cập nhật, đã đến lúc lập hóa đơn cho khách hàng. Sau khi báo cáo chi phí đã được phê duyệt và các mục nhật ký đã được đăng, hãy nhấp vào nút thông minh Đơn đặt hàng bán hàng để mở SO. Các chi phí cần lập lại hóa đơn hiện đã có trên SO.
Nhiều SO có thể được tham chiếu trên một báo cáo chi phí. Nếu có nhiều SO được tham chiếu, nút thông minh Đơn đặt hàng bán hàng sẽ liệt kê số lượng SO. Nếu nhiều SO được liệt kê, nút thông minh Đơn đặt hàng bán hàng sẽ mở chế độ xem danh sách tất cả SO trên báo cáo chi phí. Bấm vào một SO để mở SO riêng lẻ.
Các chi phí được liệt kê trong tab SO Order Lines.
Tiếp theo, nhấp vào Tạo hóa đơn và chọn xem hóa đơn dành cho Hóa đơn thông thường, Thanh toán trước (phần trăm) hay Thanh toán trước (số tiền cố định) bằng cách nhấp vào nút radio bên cạnh. Sau đó bấm vào Tạo hóa đơn. Khách hàng hiện đã được lập hoá đơn cho các chi phí.