Tạo một báo giá mới
Để tạo báo giá mới, hãy mở ứng dụng CRM, hiển thị trang pipeline trên bảng điều khiển CRM chính.
Từ đây, nhấp vào bất kỳ cơ hội nào để mở nó. Xem lại thông tin hiện có và cập nhật bất kỳ trường nào nếu cần.
Nếu báo giá đã được tạo cho cơ hội này, bạn có thể tìm thấy báo giá đó bằng cách nhấp vào nút thông minh Báo giá ở đầu biểu mẫu. Số lượng trích dẫn hiện có cũng được liệt kê trên nút thông minh.
Ở phía trên bên trái của biểu mẫu, nhấp vào nút Báo giá mới.
Quan trọng
Trường Khách hàng không bắt buộc phải có trên biểu mẫu cơ hội.
Tuy nhiên, thông tin khách hàng phải được bổ sung hoặc liên kết trước khi gửi báo giá. Nếu trường Khách hàng bị bỏ trống trong cơ hội, việc nhấp vào nút Báo giá mới sẽ mở ra một cửa sổ bật lên với các tùy chọn sau:
- Tạo khách hàng mới: tạo một bản ghi khách hàng mới, sử dụng mọi thông tin có sẵn được cung cấp trên biểu mẫu cơ hội.
- Liên kết với khách hàng hiện tại: mở trường thả xuống có tên khách hàng hiện tại. Chọn tên để liên kết báo giá mới này với bản ghi khách hàng hiện có.
- Không liên kết với khách hàng: báo giá sẽ không được liên kết với khách hàng và không có thay đổi nào đối với thông tin khách hàng.
Khi nút này được nhấp vào, một mẫu báo giá mới sẽ xuất hiện. Xác nhận thông tin ở nửa trên của biểu mẫu và cập nhật mọi trường bị thiếu hoặc không chính xác:
- Khách hàng: công ty hoặc người liên hệ được tạo báo giá này.
- Người giới thiệu: nếu khách hàng này được một khách hàng hoặc người liên hệ khác giới thiệu, hãy chọn khách hàng đó từ menu thả xuống trong trường này.
- Địa chỉ hóa đơn: địa chỉ thực tế nơi hóa đơn sẽ được gửi.
- Địa chỉ giao hàng: địa chỉ thực tế nơi sản phẩm sẽ được giao.
- Mẫu báo giá: nếu có, hãy chọn mẫu báo giá được định cấu hình sẵn từ trường này.
- Hết hạn: ngày mà báo giá này không còn hiệu lực.
- Ngày báo giá: ngày tạo đơn hàng nháp/đã gửi, ngày xác nhận đơn hàng đã được xác nhận. Lưu ý rằng trường này chỉ hiển thị nếu Chế độ nhà phát triển (chế độ gỡ lỗi) đang hoạt động.
- Gói định kỳ: nếu báo giá này dành cho sản phẩm định kỳ hoặc đăng ký, hãy chọn cấu hình gói định kỳ sẽ được sử dụng.
- Bảng giá: chọn bảng giá áp dụng cho đơn hàng này.
- Điều khoản thanh toán: chọn bất kỳ điều khoản thanh toán áp dụng nào cho báo giá này.
Mẹo
Trường Hết hạn tự động điền dựa trên ngày tạo báo giá và khung thời gian hiệu lực mặc định.
Để cập nhật khung thời gian hiệu lực mặc định, hãy điều hướng đến Ứng dụng bán hàng ‣ Cấu hình ‣ Cài đặt ‣ Báo giá & Đơn đặt hàng và cập nhật trường Hiệu lực báo giá mặc định. Để tắt tính năng hết hạn tự động, hãy nhập 0 vào trường này.
Khi những thay đổi mong muốn hoàn tất, hãy nhấp vào Lưu.
Khi sử dụng mẫu báo giá, ngày hết hạn dựa trên trường Hiệu lực của Báo giá trên mẫu. Để thay đổi cách tính ngày hiệu lực trên mẫu, hãy đi tới Ứng dụng bán hàng ‣ Cấu hình ‣ Đơn đặt hàng ‣ Mẫu báo giá.
Sau đó, nhấp vào mẫu để mở và cập nhật số trong trường Hiệu lực Báo giá.
Dòng trong báo giá
Sau khi cập nhật thông tin về khách hàng, thanh toán và thời hạn trên báo giá mới, tab Dòng đặt hàng có thể được cập nhật với thông tin sản phẩm phù hợp.
Để làm điều đó, hãy nhấp vào Thêm sản phẩm trong tab Chi tiết đơn hàng.
Tiếp theo, nhập tên mặt hàng vào trường Sản phẩm để tìm kiếm trong danh mục sản phẩm. Sau đó, chọn sản phẩm từ menu thả xuống hoặc tạo sản phẩm mới bằng cách chọn Tạo hoặc Tạo và chỉnh sửa.
Sau khi chọn sản phẩm, hãy cập nhật Số lượng nếu cần. Xác nhận thông tin ở các trường còn lại.
Để xóa một dòng khỏi trích dẫn, hãy nhấp vào biểu tượng 🗑️ (thùng rác).
Lặp lại các bước trên cho đến khi báo giá hoàn tất.
Xem trước và gửi báo giá
Để xem bản xem trước của báo giá như khách hàng sẽ thấy, hãy nhấp vào nút Xem trước. Làm như vậy sẽ mở bản xem trước trong Cổng thông tin khách hàng.
Sau khi xem trước khách hàng xem trước, bấm Quay lại chế độ chỉnh sửa để quay lại mẫu báo giá ở phần phụ trợ.
Khi báo giá đã sẵn sàng gửi tới khách hàng, hãy nhấp vào nút Gửi qua Email.
Làm như vậy sẽ mở ra một cửa sổ bật lên có thông báo email được định cấu hình sẵn. Thông tin từ báo giá, bao gồm thông tin liên hệ, tổng chi phí và tiêu đề báo giá sẽ được nhập từ báo giá.
Bản PDF của báo giá sẽ được thêm dưới dạng tệp đính kèm vào email.
Tiến hành thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào đối với email, sau đó nhấp vào Gửi. Một bản sao của tin nhắn sẽ được thêm vào Bản ghi Chatter.
Sau khi báo giá được gửi, nút Báo giá sẽ cập nhật số lượng báo giá mới. Bạn có thể truy cập vào các báo giá này bằng cách ấn vào nút Báo giá.
Khi một báo giá được chuyển đổi thành đơn hàng, số lượng báo giá sẽ được khấu trừ đi tương ứng. Một đơn hàng sẽ hiển thị trên nút Đơn hàng.
Đánh dấu một cơ hội là mất
Để giữ cho quy trình được cập nhật và chính xác, các cơ hội cần được xác định là thắng hay thua sau khi khách hàng phản hồi báo giá.
Để đánh dấu cơ hội là thắng hay thua, hãy quay lại cơ hội đó bằng cách sử dụng đường dẫn ở phía trên bên trái của biểu mẫu báo giá. Hoặc điều hướng đến ứng dụng CRM ‣ Bán hàng ‣ My pipeline và nhấp vào cơ hội chính xác để mở nó.
Ở phía trên bên trái của biểu mẫu, nhấp vào nút Thắng hoặc Thua.
Nếu cơ hội được đánh dấu là đã thắng, biểu ngữ Thắng màu xanh lá cây sẽ được thêm vào bản ghi và nó sẽ được chuyển sang giai đoạn Thắng.
Đánh dấu một cơ hội là bị mất, thông qua nút Bị mất, sẽ mở ra một cửa sổ bật lên Đánh dấu bị mất, nơi có thể nhập Lý do bị mất.
Từ trường thả xuống Lý do bị mất, hãy chọn lý do bị mất hiện có. Nếu không có lý do thích hợp, hãy tạo một lý do mới bằng cách nhập lý do đó vào trường Lý do bị mất và nhấp vào Tạo.
Cách tốt nhất là thử và sử dụng các giá trị Lý do bị mất được đặt cấu hình trước càng nhiều càng tốt hoặc hạn chế việc tạo giá trị mới chỉ cho các trưởng nhóm bán hàng. Việc sử dụng các giá trị nhất quán cho tham số này sẽ giúp phân tích quy trình dễ dàng và chính xác hơn khi lọc tham số Lý do bị mất.
Để thiết lập các giá trị mới cho trường này, hãy điều hướng đến CRM ‣ Cấu hình ‣ Lý do bị mất và nhấp vào cả Mới là Lưu cho mỗi mục mới được thêm vào danh sách.
Các ghi chú và nhận xét bổ sung có thể được thêm vào trường Ghi chú kết thúc.
Khi tất cả thông tin mong muốn đã được nhập vào cửa sổ bật lên Đánh dấu bị mất, hãy nhấp vào Đánh dấu là bị mất.
Khi nhấp vào Đánh dấu là bị mất, cửa sổ bật lên sẽ biến mất và Odoo quay lại biểu mẫu cơ hội, nơi hiện có biểu ngữ Bị mất màu đỏ mới ở góc trên bên phải của cơ hội.
Sau khi cơ hội được đánh dấu là bị mất, cơ hội đó sẽ không còn được coi là hoạt động nữa và sẽ bị xóa khỏi quy trình.
Để xem cơ hội bị mất từ quy trình, hãy nhấp vào biểu tượng mũi tên xuống ở bên phải thanh tìm kiếm và chọn Bị mất hoặc Đã lưu trữ từ menu thả xuống xuất hiện.
Mặc dù các cơ hội được đánh dấu là bị mất được coi là Đã lưu trữ, nhưng xin lưu ý rằng để một cơ hội được đưa vào danh sách bị mất trong báo cáo thì cơ hội đó phải được đánh dấu cụ thể là bị mất chứ không phải là Đã lưu trữ.