Cấu hình ứng dụng và cài đặt
Đầu tiên, để theo dõi chính xác tiến độ của một dự án, bạn phải cài đặt ứng dụng Kế toán và Dự án Odoo.
Để cài đặt ứng dụng Project, hãy điều hướng đến bảng điều khiển chính của Odoo ‣ Ứng dụng. Sau đó, trên trang Ứng dụng, tìm khối ứng dụng Dự án và nhấp vào Kích hoạt. Trang này tự động làm mới và quay lại bảng thông tin chính của Odoo, nơi hiện có sẵn ứng dụng Project để truy cập.
Lặp lại quá trình tương tự để cài đặt ứng dụng Kế toán.
Sau khi cài đặt, hãy nhấp vào biểu tượng ứng dụng Kế toán từ bảng điều khiển chính của Odoo và điều hướng đến Cấu hình ‣ Cài đặt. Trên trang Cài đặt, cuộn xuống phần Analytics và đảm bảo chọn hộp bên cạnh Kế toán phân tích.
Then, click Save to save all changes.
Then, navigate to Odoo main dashboard ‣ Project app ‣ Configuration ‣ Settings. On the Settings page, in the Time Management section, ensure the box beside the Timesheets feature is checked.
Then, click Save to save all changes.
Cấu hình sản phẩm dịch vụ
Với tính năng Bảng chấm công được kích hoạt trong ứng dụng Project, giờ đây bạn có thể lập hóa đơn cho thời gian dành cho một dự án, nhưng chỉ khi các cấu hình sản phẩm sau đã được thực hiện.
Việc lập hóa đơn cho thời gian dành cho một dự án chỉ có thể thực hiện được với các sản phẩm có Dịch vụ được đặt làm Loại sản phẩm trên biểu mẫu sản phẩm của chúng.
Để định cấu hình sản phẩm dịch vụ, trước tiên hãy điều hướng đến ứng dụng Bán hàng ‣ Sản phẩm ‣ Sản phẩm. Trên trang Sản phẩm, chọn sản phẩm dịch vụ mong muốn được cấu hình hoặc nhấp vào Mới để tạo sản phẩm mới.
Từ biểu mẫu sản phẩm, trong tab Thông tin chung, đặt Loại sản phẩm thành Dịch vụ. Sau đó, mở menu thả xuống trong trường Chính sách lập hoá đơn và chọn Dựa trên Bảng chấm công.
Tiếp theo, từ menu thả xuống Tạo theo đơn đặt hàng, chọn Dự án & Nhiệm vụ. Cài đặt đó cho biết rằng khi một đơn đặt hàng được tạo bằng sản phẩm dịch vụ cụ thể này, một dự án và nhiệm vụ mới sẽ được tạo trong ứng dụng Project.
Thay vào đó, tùy chọn Nhiệm vụ có thể được chọn từ menu thả xuống Tạo theo đơn đặt hàng. Nếu Nhiệm vụ được chọn, hãy chọn một dự án hiện có mà nhiệm vụ sẽ xuất hiện từ trường Dự án, dự án này chỉ xuất hiện nếu Nhiệm vụ được chọn trong trường Tạo theo đơn đặt hàng.
Thêm chi phí thời gian cho đơn đặt hàng
Sau khi định cấu hình đúng sản phẩm dịch vụ với Chính sách lập hóa đơn và tùy chọn Tạo theo đơn đặt hàng chính xác, bạn có thể thêm thời gian dành cho một đơn đặt hàng.
Để thấy điều đó thực tế, hãy điều hướng đến ứng dụng Bán hàng ‣ Mới để mở biểu mẫu báo giá trống. Sau đó, tiến hành thêm Khách hàng và trong tab Dòng đơn hàng, nhấp vào Thêm sản phẩm và chọn sản phẩm dịch vụ được định cấu hình phù hợp từ menu thả xuống.
Tiếp theo nhấn vào Xác nhận để xác nhận đơn hàng.
Sau khi xác nhận đơn hàng, hai nút thông minh xuất hiện ở đầu mẫu đơn hàng: Dự án và Nhiệm vụ.
Nếu nút thông minh Dự án được nhấp vào, nó sẽ hiển thị dự án cụ thể liên quan đến đơn đặt hàng này. Nếu nút thông minh Nhiệm vụ được nhấp vào, nó sẽ hiển thị nhiệm vụ dự án cụ thể liên quan đến đơn đặt hàng này. Cả hai cũng có thể truy cập được trong ứng dụng Project.
Để thêm thời gian dành cho đơn đặt hàng, hãy nhấp vào nút thông minh Nhiệm vụ.
Trên biểu mẫu nhiệm vụ, chọn tab Bảng chấm công. Từ tab Bảng chấm công, nhân viên có thể được phân công làm việc trong dự án và thời gian họ dành để thực hiện nhiệm vụ có thể được thêm vào bởi nhân viên hoặc người đã tạo đơn đặt hàng.
Để thêm nhân viên và thời gian thực hiện nhiệm vụ, hãy nhấp vào Thêm dòng trong tab Bảng chấm công. Sau đó, chọn Ngày và Nhân viên thích hợp. Ngoài ra còn có tùy chọn thêm mô tả ngắn gọn về công việc được thực hiện trong thời gian này vào cột Mô tả nhưng không bắt buộc.
Cuối cùng, nhập lượng thời gian đã thực hiện nhiệm vụ vào cột Số giờ đã sử dụng và nhấp chuột để hoàn thành dòng đó trong tab Bảng chấm công.
The time entered in the Hours Spent column is immediately reflected in the Allocated Time field (located near the top of the task form) as a percentage, which reflects how much of the total allocated work hours have been done so far.
That same information is found as numerical hours in the Hours Spent and Remaining Hours fields, located at the bottom of the Timesheets tab.
Lặp lại quy trình này cho dù có bao nhiêu nhân viên và số giờ đã làm việc cho dự án.
Lập hóa đơn theo chi phí thời gian
Khi tất cả các nhân viên cần thiết và thời gian đã sử dụng đã được thêm vào nhiệm vụ dự án, hãy quay lại đơn đặt hàng để lập hóa đơn cho khách hàng về số giờ đó. Để làm điều đó, hãy nhấp vào nút thông minh Đặt hàng bán hàng ở đầu biểu mẫu nhiệm vụ hoặc quay lại đơn đặt hàng thông qua các liên kết đường dẫn, nằm ở phía trên bên trái của màn hình.
Quay lại biểu mẫu đơn đặt hàng, thời gian được thêm vào nhiệm vụ được phản ánh trong tab Dòng đơn hàng (trong cột Đã giao) và trong nút thông minh Số giờ đã ghi mới ở đầu đơn đặt hàng.
Để lập hóa đơn cho khách hàng về thời gian dành cho dự án, hãy nhấp vào Tạo hóa đơn và chọn Hóa đơn thông thường từ cửa sổ bật lên Tạo hóa đơn. Sau đó nhấp vào Tạo hóa đơn dự thảo.
Làm như vậy sẽ hiển thị Bản nháp hóa đơn của khách hàng, hiển thị rõ ràng tất cả công việc đã được thực hiện trong tab Dòng hóa đơn.
Hãy chú ý đến cột Phân phối phân tích trong Hóa đơn khách hàng, vì thông tin đó là cần thiết để đảm bảo các nhiệm vụ lập hóa đơn vật chất/thời gian khác được hoàn thành đúng cách và chính xác.
Nhấp vào Xác nhận để xác nhận hóa đơn và tiếp tục quá trình lập hóa đơn.
Cấu hình chi phí
Để theo dõi và lập hóa đơn chi phí liên quan đến đơn đặt hàng, ứng dụng Odoo Expenses phải được cài đặt.
Để cài đặt ứng dụng Chi phí, hãy điều hướng đến bảng điều khiển chính của Odoo ‣ Ứng dụng. Sau đó, trên trang Ứng dụng, tìm khối ứng dụng Chi phí và nhấp vào Kích hoạt.
Trang này tự động làm mới và quay lại bảng điều khiển chính của Odoo, nơi hiện có sẵn ứng dụng Chi phí để truy cập
Thêm chi phí vào đơn bán hàng
Để thêm chi phí vào đơn bán hàng, trước tiên hãy điều hướng đến ứng dụng Chi phí. Sau đó, từ bảng điều khiển Chi phí chính, hãy nhấp vào Mới, hiển thị biểu mẫu chi phí trống.
Trên biểu mẫu chi phí, thêm Mô tả chi phí (ví dụ: Lưu trú tại khách sạn, Vé máy bay). Tiếp theo, trong trường Danh mục, chọn tùy chọn thích hợp từ menu thả xuống (ví dụ: Bữa ăn, Dặm, Du lịch & Chỗ ở).
Bạn có thể thêm và sửa đổi các danh mục chi phí bằng cách điều hướng đến ứng dụng Chi phí ‣ Cấu hình ‣ Danh mục chi phí.
Sau đó, nhập tổng số tiền chi phí vào trường Tổng cộng cũng như bất kỳ khoản Thuế bao gồm nào có thể áp dụng. Tiếp theo, hãy đảm bảo rằng Nhân viên chính xác được chọn và chỉ định người đã thanh toán chi phí trong trường Người thanh toán: Nhân viên (để hoàn trả) hoặc Công ty.
Tiếp theo, trong trường Khách hàng cần tái hóa đơn, hãy chọn đơn đặt hàng thích hợp từ menu thả xuống. Sau đó, chọn thông tin đơn đặt hàng tương tự từ trường Phân phối phân tích.
Trường Phân phối Phân tích sẽ chỉ có đơn đặt hàng tương ứng dưới dạng tùy chọn nếu đơn đặt hàng đó chứa sản phẩm dịch vụ được lập hóa đơn dựa trên Bảng chấm công, Cột mốc hoặc Số lượng đã giao.
Nếu có bất kỳ biên nhận nào cần được tải lên và đính kèm với chi phí, hãy nhấp vào nút Đính kèm Biên nhận và tải các tài liệu cần thiết lên chi phí. Điều này là không bắt buộc, nhưng nó có thể ảnh hưởng đến việc một khoản chi phí có được phê duyệt hay không.
Khi tất cả thông tin đã được nhập, hãy nhấp vào Tạo báo cáo để tạo báo cáo chi phí nêu chi tiết tất cả thông tin chi phí vừa được nhập.
Sau đó, có tùy chọn Gửi cho người quản lý để phê duyệt. Sau khi được phê duyệt, Báo cáo trong Phiếu lương tiếp theo sẽ xuất hiện.
Để hiển thị quy trình hoàn chỉnh trong ví dụ này, hãy chọn Gửi cho người quản lý. Sau đó, người quản lý sẽ nhấp vào Phê duyệt để phê duyệt chi phí này và nhấp vào Đăng nhật ký để đăng chi phí này lên nhật ký kế toán.
Xuất hóa đơn chi phí
Để lập hoá đơn cho khách hàng về một khoản chi phí trên đơn đặt hàng, hãy điều hướng đến đơn đặt hàng có liên quan, từ ứng dụng Bán hàng hoặc từ báo cáo chi phí trong ứng dụng Chi phí. Từ báo cáo chi phí, hãy nhấp vào nút thông minh Đơn đặt hàng bán hàng ở đầu trang.
Nếu báo cáo chi phí được liên kết với đơn đặt hàng thì chi phí mới được đặt cấu hình hiện có dòng riêng trong tab Dòng đơn hàng và có thể được lập hóa đơn cho khách hàng.
Để lập hoá đơn cho khách hàng về chi phí trên đơn đặt hàng, hãy nhấp vào Tạo hóa đơn, chọn Hóa đơn thông thường từ cửa sổ bật lên Tạo hóa đơn, sau đó nhấp vào Tạo hóa đơn dự thảo.
Làm như vậy sẽ hiển thị Dự thảo hóa đơn của khách hàng cho khoản chi phí đó. Sau đó, quá trình lập hoá đơn có thể được hoàn thành như bình thường.
Cấu hình mua hàng
Để lập hóa đơn cho khách hàng đối với các giao dịch mua được thực hiện theo đơn bán hàng, ứng dụng Mua hàng phải được cài đặt.
Để cài đặt ứng dụng Mua hàng, hãy điều hướng đến bảng điều khiển chính của Odoo ‣ Ứng dụng. Sau đó, trên trang Ứng dụng, tìm khối ứng dụng Mua hàng và nhấp vào Kích hoạt. Trang này tự động làm mới và quay lại bảng điều khiển chính của Odoo, nơi hiện có sẵn ứng dụng Mua hàng để truy cập.
Thêm mua hàng vào đơn bán hàng
Để thêm giao dịch mua vào đơn đặt hàng, trước tiên bạn phải tạo đơn đặt hàng. Để tạo đơn đặt hàng, hãy điều hướng đến Ứng dụng mua hàng ‣ Mới để hiển thị mẫu đơn đặt hàng trống.
Đầu tiên, thêm Nhà cung cấp vào đơn đặt hàng. Sau đó, trong tab Sản phẩm, hãy nhấp vào menu thả xuống tùy chọn cột bổ sung, được biểu thị bằng hai đường ngang có dấu chấm trên đó, nằm ở phía ngoài cùng bên phải của tiêu đề cột. Từ menu thả xuống đó, chọn Phân phối phân tích.
Sau khi thêm cột Phân phối phân tích vào tiêu đề trên tab Sản phẩm của biểu mẫu đơn đặt hàng, hãy tiến hành thêm (các) sản phẩm vào đơn đặt hàng. Để làm điều đó, hãy nhấp vào Thêm sản phẩm và chọn sản phẩm mong muốn từ menu thả xuống. Lặp lại cho tất cả các sản phẩm cần thêm.
Để giao dịch mua được lập hóa đơn chính xác trên đơn đặt hàng, sản phẩm trên đơn đặt hàng phải được đánh dấu là Có thể chi phí, có Chính sách lập hóa đơn được đặt thành Số lượng đã giao và có tùy chọn Theo chi phí được chọn trong Chi phí lập hóa đơn lại trường trên mẫu sản phẩm của nó.
Sau đó, chọn Phân phối phân tích thích hợp được liên kết với đơn đặt hàng mà đơn đặt hàng này có liên quan. Để làm điều đó, hãy nhấp vào trường Phân phối phân tích trống để hiển thị cửa sổ bật lên Phân tích.
Sau đó, từ menu thả xuống Phòng ban, hãy chọn phân phối phân tích liên quan đến đơn đặt hàng mong muốn được lập hóa đơn cho giao dịch mua.
Sau khi nhập tất cả thông tin vào tab Sản phẩm của đơn đặt hàng, hãy xác nhận đơn hàng bằng cách nhấp vào Xác nhận đơn hàng. Sau đó nhấn Nhận Sản phẩm khi đã nhận được sản phẩm. Điều này tạo ra một hình thức biên nhận.
Nếu phải nhập bất kỳ số sê-ri/lô nào trước khi xác nhận việc nhận sản phẩm thì trên biểu mẫu nhận sản phẩm, hãy nhấp vào biểu tượng chi tiết được biểu thị bằng bốn đường ngang nằm ở ngoài cùng bên phải của dòng sản phẩm.
Thao tác này sẽ hiển thị tab Hoạt động chi tiết, trong đó có thể thêm (các) Số lô/số sê-ri và số lượng Đã hoàn thành cần thiết. Khi đã sẵn sàng, hãy nhấp vào Xác nhận để xác nhận dữ liệu.
Sau đó nhấn Xác thực để xác thực đơn hàng.
Tiếp theo, quay lại đơn đặt hàng, thông qua các liên kết đường dẫn ở đầu trang và nhấp vào Tạo hóa đơn để tạo hóa đơn nhà cung cấp có thể được lập hóa đơn cho khách hàng trên đơn đặt hàng đính kèm.
Đảm bảo nhập Ngày lập hóa đơn trên Dự thảo hóa đơn của nhà cung cấp trước khi xác nhận. Nếu Ngày lập hóa đơn không được nhập, một cửa sổ lỗi sẽ xuất hiện, yêu cầu nhập thông tin đó trước khi có thể xác nhận.
Sau đó, nhấp vào Xác nhận để xác nhận hóa đơn của nhà cung cấp, sau đó hóa đơn này sẽ tự động được thêm vào đơn đặt hàng, nơi hóa đơn có thể được lập hóa đơn trực tiếp cho khách hàng kèm theo.
Lập hóa đơn cho đơn mua
Để lập hóa đơn cho khách hàng đối với một giao dịch mua trên đơn đặt hàng, trước tiên hãy thêm giao dịch mua vào đơn đặt hàng, sau đó điều hướng đến đơn đặt hàng mong muốn trong ứng dụng Bán hàng.
Trên đơn bán hàng được đính kèm với đơn đặt hàng, sản phẩm đã mua hiện có dòng sản phẩm riêng trong tab Dòng đơn hàng và sản phẩm đã sẵn sàng để được lập hóa đơn.
Để lập hóa đơn mua hàng cho khách hàng, chỉ cần nhấp vào Tạo hóa đơn, chọn Hóa đơn thông thường từ cửa sổ bật lên Tạo hóa đơn, sau đó nhấp vào Tạo hóa đơn dự thảo.
Làm như vậy sẽ hiển thị Dự thảo hóa đơn của khách hàng với sản phẩm đơn đặt hàng mới được thêm vào trong tab Dòng hóa đơn.
Để hoàn tất quy trình lập hóa đơn, hãy nhấp vào Xác nhận để xác nhận hóa đơn, sau đó nhấp vào Đăng ký thanh toán trong biểu mẫu bật lên Đăng ký thanh toán.