Triển khai hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) là một quá trình quan trọng và phức tạp, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tinh thần kiên nhẫn. Trong quá trình triển khai ERP, doanh nghiệp sẽ đối mặt với nhiều thách thức. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ về các bài toán mà doanh nghiệp cần giải quyết nếu muốn triển khai hệ thống ERP thành công.
Tiến bộ công nghệ đã thúc đẩy sự phát triển của các doanh nghiệp hiện đại, tuy nhiên, quy mô và sự phức tạp ngày càng tăng của các hoạt động kinh doanh đã tạo ra nhu cầu về việc quản lý hiệu quả các nguồn lực và quy trình. Đó là lý do tại sao triển khai hệ thống ERP đã trở thành một phương pháp phổ biến để tạo ra sự toàn diện và tích hợp trong quản lý doanh nghiệp. Đi kèm với những kỳ vọng về sự thay đổi đó là những thách thách mà doanh nghiệp cần vượt qua:
1. Khó khăn trong lựa chọn nhà cung cấp
Hiện nay trên thị trường Việt Nam có rất nhiều nhà cung cấp ERP với những chiến dịch marketing hấp dẫn, mỗi nhà cung cấp sẽ đem đến cho doanh nghiệp hệ thống tính năng khác nhau. Sự đa dạng này làm cho quá trình quyết định trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Tuy nhiên việc lựa chọn nhà cung cấp có thể góp phần quyết định đến thành công hay thất bại của dự án triển khai ERP. Do đó, doanh nghiệp cần nghiên cứu và đánh giá kĩ lưỡng để tìm ra nhà cung cấp phù hợp nhất với nhu cầu, quy mô và tình hình kinh doanh của mình.
Để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp doanh nghiệp cần:
- Nghiên cứu và đánh giá nhà cung cấp ERP: Tìm hiểu về các nhà cung cấp ERP có sẵn trên thị trường Việt Nam. Xem xét danh sách các nhà cung cấp uy tín và được công nhận, đánh giá độ tin cậy và kinh nghiệm của họ trong việc triển khai ERP. Đọc các đánh giá và phản hồi từ khách hàng trước đó để có cái nhìn tổng quan về chất lượng dịch vụ và hỗ trợ của nhà cung cấp.
- Xác định yêu cầu và mục tiêu kinh doanh: Đặt ra rõ ràng yêu cầu và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp để xác định những tính năng và chức năng quan trọng trong hệ thống ERP. Điều này sẽ giúp bạn tìm kiếm nhà cung cấp ERP có khả năng đáp ứng đúng yêu cầu của doanh nghiệp và phù hợp với ngành nghề và quy mô của bạn.
- So sánh giá cả và chi phí: Xem xét giá cả và các yếu tố liên quan đến chi phí, bao gồm giá cả cấp phép, cài đặt, tùy chỉnh và bảo trì. Đảm bảo rằng giá trị của hệ thống ERP vượt qua chi phí đầu tư và duy trì trong thời gian dài. Cân nhắc các gói dịch vụ và tùy chọn thanh toán khác nhau của nhà cung cấp.
- Thảo luận và đàm phán: Liên hệ với các nhà cung cấp ERP tiềm năng để thảo luận chi tiết về yêu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp. Đặt câu hỏi, đánh giá khả năng và hỗ trợ của nhà cung cấp. Sử dụng quy trình đàm phán để đạt được thỏa thuận hợp lý về giá cả, dịch vụ và hỗ trợ kỹ thuật.
2. Khó khăn trong lập kế hoạch triển khai dự án
Những nhà hoạch định chính sách cần phải nắm bắt quy trình kinh doanh hiện tại và những thay đổi cần thiết để cải thiện hiệu suất và tính toàn diện. Việc triển khai ERP thường yêu cầu thay đổi quy trình làm việc, phân chia lại trách nhiệm giữa các phòng ban và phải cung cấp thông tin liên tục cho nhà cung cấp, điều này gây khó khăn và trở ngại cho một số nhân viên và đòi hỏi sự tham gia của tất cả các phòng ban.
Triển khai ERP thường đòi hỏi việc tái thiết kế quy trình kinh doanh hiện có hoặc thiết kế các quy trình mới. Điều này có thể gây ra sự bất ổn trong hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp, cũng như gây khó khăn trong việc chuyển đổi từ quy trình cũ sang quy trình mới.
Để lập kế hoạch triển khai dự án hiệu quả doanh nghiệp cần:
- Chuẩn bị một kế hoạch rõ ràng và chi tiết ngay từ đầu có thể giúp doanh nghiệp tránh những vấn đề trên. Một kế hoạch có thể “lường trước” những phát sinh có thể xảy ra và đưa ra giải pháp sẽ đơn giản hóa quá trình triển khai và giữ cho dự án đi đúng hướng.
- Doanh nghiệp cần đặt mục tiêu rõ ràng, thời gian thực hiện và xây dựng mối liên hệ hợp tác chặt chẽ trong ban triển khai dự án. Doanh nghiệp cũng có tiến hành một cuộc đánh giá toàn diện về các quy trình kinh doanh hiện tại. Sau đó, họ có thể tối ưu hóa hoặc tái thiết kế các quy trình để phù hợp với hệ thống ERP.
3. Khó khăn trong quản lý dự án, kỹ thuật, tài chính
Quá trình triển khai ERP thường kéo dài từ vài tháng đến vài năm, yêu cầu sự cam kết và quản lý hiệu quả của nhóm triển khai. Đồng thời, việc đảm bảo sự tương thích kỹ thuật, bảo mật và hiệu suất của hệ thống ERP cũng là một thách thức đáng kể. Các doanh nghiệp cần đối mặt với thách thức về tài chính khi triển khai ERP. Việc triển khai một hệ thống ERP có thể đòi hỏi một nguồn lực tài chính đáng kể, bao gồm cả chi phí giấy phép, phần cứng, phần mềm và dịch vụ triển khai. Do đó, doanh nghiệp cần có một kế hoạch tài chính chi tiết và đảm bảo rằng họ có nguồn lực đủ để triển khai và duy trì hệ thống ERP trong dài hạn.
Cách quản lý dự án, kỹ thuật, tài chính hiệu quả:
- Quản lý dự án: Doanh nghiệp cần xác định rõ ràng cấu trúc dự án, lập kế hoạch chi tiết cho dự án đảm bảo cho toàn bộ nhân sự trong bộ phận quản lý dự án theo dõi kịp tiến độ dự án.
- Kỹ thuật: Chuẩn bị, thu thập, tổng hợp tài liệu, dữ liệu dự án để đảm bảo quá trình di chuyển dữ liệu giữa các hệ thống không xảy ra mất mát, thất lạc.
- Tài chính: Doanh nghiệp cần lập kế hoạch tài chính chi tiết, phối hợp với nhà cung cấp ERP để đưa ra mức dự trù kinh phí, bao gồm cả những khoản phát sinh sau đó để đảm bảo rằng có nguồn lực đủ để triển khai ERP. Xác định các nguồn lực cần thiết và tìm cách tài trợ hoặc phân bổ nguồn lực từ các nguồn khác nhau.
4. Khó khăn về nguồn nhân lực
Một trong những khó khăn chính khi triển khai ERP đó là sự thay đổi trong văn hóa tổ chức và sự chấp nhận từ phía nhân viên. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng toàn bộ đội ngũ nhân viên hiểu rõ tầm quan trọng của ERP và được đào tạo cách sử dụng nó. Sự không hiểu biết hoặc sự phản đối từ phía nhân viên có thể gây cản trở và làm chậm tiến trình triển khai.
Để quản lý nguồn nhân lực hiệu quả: doanh nghiệp cần tổ chức các khóa đào tạo kỹ thuật và vận hành ERP cho nhân viên. Sự thông suốt các thông tin đầy đủ và hỗ trợ tận tâm từ đơn vị triển khai cũng là yếu tố quan trọng để thuyết phục nhân viên sử dụng rốt ráo các giải pháp ERP.
Trên đây là một vài khó khăn cũng như cách giải quyết khó khăn khi triển khai ERP của các doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp muốn tìm hiểu thêm về Odoo - phần mềm ERP về quản trị doanh nghiệp tốt nhất hiện nay, hãy liên hệ ngay với GMO - đối tác hàng đầu của Odoo tại thị trường Việt Nam để nhận tư vấn miễn phí nhé!
Start writing here...
Cách triển khai ERP và những thách thức mà doanh nghiệp cần vượt qua